Ma trận vai trò owner / manager / lễ tân / HLV trên Studio

Nếu bạn đang điều hành một phòng yoga, pilates hay gym boutique, câu hỏi “ai được làm gì trên phần mềm” không phải chuyện kỹ thuật. Đó là chuyện kiểm soát tiền, bảo vệ danh sách hội viên và giữ trải nghiệm quầy ổn định khi có người nghỉ việc hoặc mở thêm ca. Bài này viết cho chủ CLB và quản lý muốn thiết lập ma trận vai trò owner / manager / lễ tân / HLV trên DANAVA Studio — rõ ràng, in được, và gắn vào SOP nhận việc.

Bạn có thể đọc song song với bài bật 2FA cho chủ và quản lý, nhật ký hoạt động và phân quyền ai được xem doanh thu. Trang sản phẩm: DANAVA Studio.

Vì sao boutique hay hỏng vì một tài khoản owner dùng chung

Nhiều phòng tập nhỏ bắt đầu đúng kiểu “vội”: cả quầy đăng nhập một user owner. Lúc doanh thu còn thấp, cách này có vẻ tiện. Khi có giảm giá tay, hủy gói, chuyển buổi hoặc khiếu nại hội viên, bạn sẽ không biết ai đã bấm — nhật ký hoạt động cũng mất ý nghĩa vì mọi thao tác gắn cùng một tên.

Rủi ro thứ hai là nhân sự nghỉ việc. Nếu cả ca dùng chung mật khẩu, bạn buộc đổi mật khẩu toàn quầy trong ngày — gián đoạn bán hàng và check-in. Trường hợp xấu hơn: người cũ vẫn nhớ mật khẩu và còn đăng nhập được sau khi thôi việc.

Chuẩn vận hành boutique: mời từng người một tài khoản, gán đúng vai trò trong CLB, bật khóa màn hình trên máy quầy, và coi việc “share OTP / share owner” là vi phạm SOP — không phải thói quen thân mật.

Owner giữ những quyền nào — và vì sao không nên chia sẻ “cho tiện”

Owner là người đứng tên quyết định pháp lý và tiền của CLB trên hệ thống. Trên Studio, đó là lớp quyền đầy đủ: cấu hình gói và bảng giá gốc, gắn cổng thanh toán, phân quyền nhân sự, xem báo cáo doanh thu đầy đủ, xuất dữ liệu hội viên khi cần đối soát hoặc bàn giao kế toán.

Không cần ba owner “cho vui”. Mỗi owner thêm là một bề mặt rủi ro: lộ mật khẩu, sửa giá nhầm, hoặc xuất danh sách hội viên ra ngoài khi có xung đột nội bộ. Hai đồng chủ sở hữu thì ổn nếu cả hai hiểu trách nhiệm và đều bật xác thực hai lớp — nhưng vẫn nên ghi rõ ai là đầu mối vận hành hằng ngày.

Owner nên ủy quyền có biên: manager được xem báo cáo tuần và điều ca, nhưng không nhất thiết được sửa khóa cổng thanh toán. Mọi ủy quyền ghi một dòng trong SOP nội bộ (ai được làm gì, từ ngày nào) để tránh tranh cãi miệng trên group Zalo.

Manager: đủ để chạy phòng, không đủ để phá cấu hình gốc

Manager là người bạn tin để phòng không đứng khi bạn đi công tác. Họ cần: xem lịch và công suất lớp, điều ca lễ tân/HLV, xử lý khiếu nại theo SOP, xem báo cáo vận hành (doanh thu ca, số gói bán, no-show) theo phạm vi bạn ủy quyền.

Manager không nên mặc định có quyền đổi cấu hình cổng thanh toán, tạo mã giảm giá không trần, hoặc xuất toàn bộ file hội viên gửi ra ngoài. Những việc đó thuộc owner hoặc phải có phiếu duyệt ghi ngày.

Khi mở soft opening hoặc pre-sale, chỉ nên có một đến hai người (owner hoặc manager đã ủy quyền) được bán gói founding. Tránh tình trạng mọi người trên group đều “chốt giúp” rồi sau đó không đối soát được ưu đãi đã hứa.

Lễ tân: đủ quyền để bán và check-in, không đủ để phá bảng giá

Lễ tân là mặt tiền trải nghiệm. Họ cần làm được: check-in hội viên, bán gói theo bảng giá đã niêm yết, thu tiền theo SOP quầy, hỗ trợ đặt/hủy lịch theo rule CLB, và ghi chú khi hội viên phản ánh.

Họ không nên: sửa kết nối cổng thanh toán, tự đặt trần giảm giá không giới hạn, xuất toàn bộ danh sách hội viên, hay đổi giá gói gốc trên hệ thống. Giảm giá nên theo trần đã cấu hình hoặc phải có duyệt tay của manager/owner trong ca.

Onboarding lễ tân: tạo tài khoản trước ngày shadow training, không để họ “mượn” máy owner. Máy quầy khóa màn hình khi rời chỗ; mỗi ca đăng nhập user của mình. Thực tập sinh cũng có user riêng với quyền hẹp — không dùng chung máy với mật khẩu dán giấy.

HLV và PT: lịch lớp, điểm danh — doanh thu CLB không phải mặc định

HLV lớp nhóm cần thấy lịch của mình, điểm danh/ghi nhận buổi theo quyền được cấp, và đôi khi hỗ trợ hội viên đổi slot theo SOP. Họ không cần (và thường không nên) xem P&L toàn CLB, danh sách xuất Excel đầy đủ, hay cấu hình giá.

PT (personal trainer) nếu CLB bán gói PT riêng: cấp quyền xem lịch hẹn và gói PT liên quan đến mình — vẫn không mở mặc định báo cáo doanh thu cả phòng. Nếu HLV đòi xem hoa hồng, chỉ mở chỉ số liên quan module PT/hoa hồng được cấp, không mở cả sổ cái.

HLV freelance: tài khoản riêng, hết hợp đồng thì ngưng trạng thái trong ngày cuối. Không giữ tài khoản “tạm” vì sợ mất lịch sử lớp — lịch sử vẫn nằm trên hệ thống; người thì không còn quyền đăng nhập.

Khi nhân sự nghỉ hoặc mở chi nhánh 2: checklist quyền trong ngày

Ngày cuối cùng của nhân sự: ngưng trạng thái hoặc gỡ vai trò trên Studio trước khi họ ra khỏi phòng. Đổi mật khẩu mọi tài khoản từng dùng chung (nếu còn sót). Nếu có nghi ngờ thao tác lệch, rà nhật ký hoạt động khoảng bảy ngày quanh ngày nghỉ.

Chi nhánh 2 và chuỗi nhẹ: một người có thể thuộc nhiều CLB với vai trò khác nhau. Đừng copy owner cho mọi điểm. Giám đốc vùng có thể xem báo cáo nhiều CLB nhưng không cần khóa cổng thanh toán từng điểm nếu không đứng tên. Brand guideline quyền nên do HQ soạn; chi nhánh áp dụng — không để mỗi điểm tự “phát minh” ma trận.

Audit giảm giá: lọc theo người thực hiện trên báo cáo hoặc nhật ký. In ma trận A4, owner và manager ký, dán gần quầy hoặc lưu Drive có phiên bản. Mỗi lần đổi quyền ghi ngày hiệu lực trên sổ vận hành.

Bảng ma trận thao tác theo vai trò (in và ký)

Thao tác	Owner	Manager	Lễ tân	HLV
Xem doanh thu toàn CLB	Có	Có (theo ủy quyền)	Không	Không
Bán gói tại quầy	Có	Có	Có	Hiếm / không
Sửa bảng giá gốc	Có	Có (nếu ủy quyền)	Không	Không
Cấu hình cổng thanh toán	Có	Hiếm	Không	Không
Quản lý lịch lớp / điểm danh	Có	Có	Hỗ trợ	Có (lớp mình)
Xuất danh sách hội viên đầy đủ	Có	Có (nếu ủy quyền)	Không	Không
Xem nhật ký hoạt động đầy đủ	Có	Có	Không	Không

Dấu “theo ủy quyền” nghĩa là owner ghi rõ trong SOP: manager được xem doanh thu tuần nhưng không xuất file gửi bên ngoài; hoặc được sửa giá theo đợt khuyến mại đã duyệt sẵn. Không để khoảng trống “tùy cảm giác”.

Lộ trình 14 ngày thiết lập ma trận quyền trên Studio

Ngày 1–3: liệt kê toàn bộ người đang đụng máy quầy và máy quản lý. Ai đang dùng chung owner thì tách ngay. Viết bản nháp ma trận A4 theo bảng trên. Ngày 4–7: tạo/mời từng tài khoản, gán vai trò, thử bán một gói mẫu và check-in trên quyền lễ tân — xác nhận họ không vào được cấu hình cổng thanh toán.

Ngày 8–10: train lễ tân và HLV 30–45 phút: đăng nhập, khóa màn hình, giảm giá trong trần, escalation khi hội viên đòi ưu đãi ngoài SOP. Viết FAQ quầy năm câu. Ngày 11–14: đo một chỉ số — số tài khoản owner còn lại (mục tiêu ≤2), số user đã bật 2FA, và một lần rà nhật ký giảm giá/hủy gói trong tuần.

Không mở rộng sang chi nhánh 2 trước khi chi nhánh 1 tuân thủ ổn định ít nhất hai tuần. Mọi thay đổi quyền ghi ngày hiệu lực. Kết hợp bài 2FA để nhật ký gắn đúng danh tính thật.

Câu hỏi thường gặp

Dấu * hoặc “theo ủy quyền” trong bảng nghĩa là gì?

Nghĩa là owner đã viết rõ trong SOP nội bộ: manager được làm việc đó trong phạm vi nào, từ ngày nào. Không ủy quyền miệng trên chat.

Vai trò trong CLB khác quyền admin nền tảng thế nào?

Vai trò owner/manager/lễ tân/HLV quyết định việc hằng ngày trên CLB của bạn. Đừng nhầm với tài khoản quản trị nền tảng DANAVA — chủ boutique chỉ cần ma trận trong Studio của mình.

Thực tập sinh dùng chung máy quầy được không?

Không nên dùng chung mật khẩu. Vẫn tạo user riêng, quyền hẹp, khóa màn hình. Máy quầy không lưu sẵn owner.

HLV đòi xem hoa hồng trên Studio thì xử lý ra sao?

Chỉ mở chỉ số liên quan gói PT/hoa hồng theo module được cấp. Không mở toàn bộ doanh thu và danh sách xuất file của CLB.

Có cần rà quyền mỗi tuần không?

Boutique: rà khi có biến động nhân sự hoặc mở ca mới. Chuỗi nhẹ: rà định kỳ hàng tháng kèm checklist chi nhánh.

Bài này khác bài phân quyền doanh thu như thế nào?

Bài phân quyền doanh thu đi sâu ai được xem số tiền. Bài này là ma trận vai trò tổng thể lúc thiết lập đội ngũ — bán, lịch, cấu hình, xuất dữ liệu.

Hai đồng chủ có nên cùng là owner không?

Được, nếu cả hai bật 2FA, hiểu trách nhiệm pháp lý/tiền, và ghi rõ ai là đầu mối vận hành. Tránh tạo owner cho người không đứng tên quyết định.

Tìm hiểu thêm: DANAVA Studio · Giải pháp Wellness · Nhật ký hoạt động · Báo cáo doanh thu · Phân quyền doanh thu.

Lưu ý: Nội dung giáo dục cho chủ CLB / quản lý; mô tả quy trình vận hành quanh tính năng DANAVA Studio đã có. Không cấu thành tư vấn pháp lý hay cam kết SLA nhà cung cấp thanh toán/tin nhắn. Số liệu ví dụ là khung quản trị.

Khi pre-sale founding member, chỉ một đến hai tài khoản được bán gói ưu đãi; mọi ưu đãi ngoài bảng phải có phiếu duyệt gắn tên người duyệt trên Studio hoặc sổ vận hành. Điều này bảo vệ cả biên lợi nhuận lẫn công bằng giữa các hội viên mua cùng đợt.

Máy tính quầy nên có user lễ tân riêng, trình duyệt không lưu mật khẩu owner, và quy tắc khóa máy khi rời quầy quá hai phút. Boutique nhỏ vẫn bị lộ dữ liệu hội viên nếu thực tập sinh dùng máy đang đăng nhập quyền cao.

Franchise hoặc chuỗi nhẹ: HQ phát hành ma trận quyền chuẩn; chi nhánh chỉ được nới trong danh mục đã cho phép. Mọi xin thêm quyền export hội viên phải có lý do kinh doanh và thời hạn thu hồi.